Die Einwilligung des Besuchers zur Aufbewahrung der Daten können Sie entweder über eine Konfiguration der Vereinbarungstexte oder über einen Hinweistext, der beim Self-Checkin bzw. bei der Selbstregistrierung angezeigt werden kann, einholen.
Wichtig: Auch wenn der Besucher die Vereinbarung unterschreibt, hat er grundsätzlich das Recht auf Löschung seiner Daten. Eine Interessensabwägung, ob beispielsweise Dokumentationspflichten Ihrerseits höher zu bewerten sind als das „Recht auf Vergessenwerden“ des Einzelnen bzw. die Überlegung mit welcher Frist die Daten von Besuchern gelöscht werden sollen, müssen Sie selbst vornehmen. Die DSGVO erlaubt die Aufbewahrung von Daten u.a. mit Einwilligung des Betroffenen, zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (siehe Art. 6. DSGVO für genaue Regelung), d.h. Sie sollten sich, falls nicht schon geschehen, Gedanken machen, welchen rechtlichen Verpflichtungen Sie als Firma nachkommen müssen und welche Auswirkungen das auf Ihre Besucher bzw. auf das Besuchermanagement hat.

Die Besucherdaten können jetzt auch automatisiert gelöscht werden. Dazu gibt es in der Welcome Besuchermanagement Software die neue Funktion „Löschfristen“, wo Sie einen Hinweistext zur Aufbewahrung der Daten (falls Sie das nicht über eine Vereinbarung geregelt haben), sowie die Löschfristen für Besucher mit und ohne Einverständniserklärung hinterlegen können.

Die Löschfristen für Besucher ohne Einverständniserklärung beziehen sich auf Besucher, die beim Checkin oder bei der Selbstregistrierung den Hinweistext nicht bestätigt haben.

Die Löschfristen für Besucher mit Einverständnisklärung beziehen sich auf Besucher, die ihr Einverständnis entweder über eine Vereinbarung oder über die Zustimmung zum Hinweistext gegeben haben. Da Sie für verschiedene Kategorien unterschiedliche Vereinbarungen hinterlegen können, haben wir hier auch unterschiedliche Fristen pro Kategorie erlaubt.

Sie können nun pro Kategorie festlegen, wie lange die Besucherdaten aufbewahrt werden sollen. Der Löschmechanismus prüft um Mitternacht alle Besuchereinträge und löscht die Einträge, auf die das Kriterium „Besuchereintrag älter als Aufbewahrungsfrist“ zutrifft.

Wenn Sie keine Vereinbarungen konfiguriert haben, können Sie das Einverständnis des Besuchers zur Aufbewahrung der Daten über einen Hinweistext beim Einchecken bzw. bei der Selbstregistrierung einholen. Im Text können Sie definieren, wie lange Sie die Daten nach Besuchsende aufbewahren. Setzt der Besucher den Haken, erklärt er sich mit der Aufbewahrung einverstanden. Wird der Haken abgewählt, ist das Einverständnis nicht gegeben und die Aufbewahrungsfrist für Besucher ohne Einverständniserklärung kommt zum Tragen.

Für unerwünschte Besucher besteht die Möglichkeit eine Hausverbotsliste zu pflegen, diese Liste kann mit der Sanktionsliste der Bundesregierung erweitert werden.

Das Gästebuch am Empfang wird optimal durch ein Besuchermanagement ersetzt und erfüllt alle Anforderungen einer modernen professionellen Software für das Verwalten von internen oder externen Besuchern.

Die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bzgl. der persönlichen Besucherdaten werden natürlich ebenfalls erfüllt.

Das Outlook-Addin wird über eine Manifest-Datei zur Verfügung gestellt, die auf dem Exchange-Server installiert werden muss. Nach der Installation kann das Add-In dann für entsprechende Mailboxen freigeschaltet werden. Die Manifest-Datei wird im XML-Format zur Verfügung gestellt, es muss also sichergestellt sein, dass es möglich ist, auf dem Exchange Manifest-Dateien in diesem Format installiert werden können.

Derzeit werden Exchange 2013 und 2016 unterstützt.

Unternehmen aus dem Hochtechnologiebereich verlangen von ihren Zulieferern eine Dokumentation Ihrer Besucherprozesse, um sich vor Industriespionage und Sabotage zu schützen. Im börsennotierten Konzernumfeld erfordern Compliance-Anforderungen zusätzlich die exakte Aufzeichnung des Besucherverkehrs. Ohne einen zentralen Empfang sind diese Aufzeichnungen nur schwer oder gar nicht zu beschaffen. In der Regel findet man auch heute noch dezentrale Besucherlisten, uneinheitliche Archivierungsregeln und eine manuelle Erstellung von Besucherausweisen.

Viele Unternehmen setzen auf ein IT basiertes Besuchermanagementsystem mit zentraler Datenorganisation, das nicht nur die Verwaltung der Besucherinformationen vereinfacht und damit eine enorme Zeitersparnis bei allen Mitarbeitern darstellt, die in den Besucherprozess eingebunden sind.

Moderne Besuchersysteme sollten überdies auch in der Lage sein alle Firmenressourcen (Räume, Parkplätze, Catering) zu integrieren, die für einen reibungslosen Besucherprozess erforderlich sind. Zusätzlich müssen auch alle von Besuchern eingebrachten Ressourcen (KFZ, IT Equipment etc.) registriert und verwaltet werden können.

Alle berechtigten Mitarbeiter des Unternehmens und gegebenenfalls des Sicherheitsdienstes sollten hierbei Zugriff auf eine unternehmensweit verfügbare Software Applikation haben, die zusätzlich den Anforderungen der Datenschutzgesetze genüge leisten muss.

Für wiederkehrende Besucher von Partnerfirmen müssen Dauerausweise mit Gültigkeitszeiträumen erstellbar sein, damit der Besucherprozess z.B. über einen Self Checkin automatisiert und beschleunigt werden kann. Für größere Besucherzahlen sollte die Möglichkeit des Imports von entsprechenden Listen möglich sein.

Mitarbeiter sollten die Einladung für Ihre Besucher in Ihrer gewohnten Outlook Arbeitsumgebung per Termineinladung durchführen können. Das Besuchermanagementsystem sollte als Outlook Addin verfügbar sein, damit den Mitarbeitern die doppelte Datenpflege erspart wird.

Das Empfangspersonal kann jederzeit einen aktuellen Überblick darüber behalten, welche Besucher im Tagesablauf erwartet werden und die Besucherausweise schon im Voraus – wenn gewünscht mit Bild – ausdrucken. Mit einem derartigen System erzeugt ein Unternehmen beim Besucher das Gefühl willkommen zu sein und hinterlässt in der Außenwirkung einen äußerst professionellen Eindruck.

Schwachstellen im Besuchermanagement können gezielt ausgenutzt werden, um Ihr Unternehmen zu schädigen. Ein effektives Besuchermanagement regelt u.a. Zugangsberechtigungen, Ein- und Ausbringen von Gegenständen, Einhalten von Sicherheitsvorschriften und Führen von Besucherlisten

Erarbeiten Sie Regeln in denen Sie den Umgang mit Besuchern und Fremdpersonal definieren und die auf die individuellen auf den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst sind. Der Erfolg eines solchen Besuchermanagement lebt von der Mitwirkung jedes einzelnen Mitarbeiters – beginnend bei der Geschäftsführung. Nur der im Umgang mit Besuchern trainierte Mitarbeiter ist motiviert und in der Lage, entsprechende Regelungen umzusetzen. Benennen Sie kompetente Sicherheitsbeauftragte, die bei Auffälligkeiten und Verstößen zur Verfügung stehen und entsprechende Maßnahmen zusammen mit den betroffenen Mitarbeitern einleiten können.

Sicherheitskonzept
Schwachstellen im Besuchermanagement können gezielt ausgenutzt werden, um Ihr Unternehmen zu schädigen. Ein effektives Besuchermanagement regelt u.a. Zugangsberechtigungen, Ein- und Ausbringen von Gegenständen, Einhalten von Sicherheitsvorschriften und Führen von Besucherlisten.

Firmensicherheit
Ein effektives Besuchermanagement erhöht die Sicherheit bereits am Empfang. In einer Besucherübersicht sehen Sie immer wer sich im Moment in Ihrem Unternehmen befindet. Im Gegensatz zu einem Papier Gästebuch speichern Sie Ihre Besucherinformationen vertraulich und lesbar, andere Gäste haben dadurch keinen Einblick in die Besucherliste.

Firmenrichtlinien
Beim Eintreffen von Besuchern sollten Sie sicherheitsrelevante Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift vorlegen und die signierten Versionen direkt beim jeweiligen Termin abspeichern können. Wenn Fristen hinterleg bar sind können Sie die Kontrolle über die akzeptierten Richtlinien und deren Laufzeit behalten.

Besucherausweis
Auf Knopfdruck können Sie besucherindividuelle Ausweise entsprechend Ihrer Anforderungen und Corporate Identity erstellen. Über einen effizienten CheckIn/CheckOut Prozess können sich Ihre Besucher mit einem Klick selbst registrieren. Auch für Dauerbesucher sollte eine optimale Lösung zur Verfügung stehen.