Firmenbestimmungen für Besucher in Corona Zeiten
Wir haben nachfolgend die Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie Ihre externen Besucher über die Welcome Firmenbestimmungen zum aktuellen Coronavirus SARS-CoV-2 informieren und dokumentieren, dass Sie Ihre externen Besucher zu Aufenthaltsorten in Risikogebieten, Kontakten zu Infizierten und Corona Krankheitssymptomen abgefragt haben. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie nur noch externen Besuchern den Zutritt zu Ihrem Unternehmen gewähren, die Ihre Sicherheits- und Hygiene- Anforderungen bestätigen.
Einladungsemail anpassen
Sie können Ihre Besucher direkt in der Einladungsemail darauf hinweisen, dass mit der Bedrohung durch das Coronavirus SARS-CoV-2 neue Bestimmungen in Bezug auf den Besuch gelten. Dies können Sie prominent in Bereich „Anrede“ einstellen. In der Einladungsemail würde das dann folgendermaßen dargestellt werden:
Benutzerdefiniertes Feld „Information zum Coronavirus bestätigt“
In der Einladungsemail aus dem obigen Beispiel ist ein Link hinterlegt, mit dem der Besucher direkt an eine von Ihnen zu definierende Adresse bestätigen kann, nicht im Krisengebiet gewesen zu sein, keinen Kontakt zu bestätigten Corona-Patienten gehabt zu haben und keine Symptome zu zeigen.
Um diese Information in WELCOME zu speichern, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld anlegen, über welches der Empfang dann den Erhalt der Bestätigungsmail protokollieren kann. Sie können auch unabhängig von der Einladungsemail in diesem Feld die Information pflegen, ob der Besucher diese Information bestätigt hat (also symptomfrei ist, nicht im Risikogebiet war und keinen Kontakt mit nachgewiesenen Coronavirus-Patienten hatte).
Erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld „Informationen zum Coronavirus bestätigt“ und wählen als Feldtypen „Liste“. Als Auswahlmöglichkeiten tragen Sie dann ‚(bitte kontrollieren)‘,’ja‘,’nein‘ ein (bitte achten Sie auf die Hochkommata, damit die Einträge auch getrennt abgespeichert werden.
Wenn Sie nun einen neuen Besucher erstellen oder einen bestehenden bearbeiten, können Sie die Informationen nachtragen:
Dieses benutzerdefinierte Feld können Sie sich auch in der Übersicht anzeigen lassen:
Vereinbarung hinzufügen
In den Vereinbarungen können Sie natürlich auch einen neuen Text hinzufügen und dort Ihre Bestimmungen zum Umgang mit dem Coronavirus vom Besucher bestätigen lassen.
Erstellen Sie am besten dazu eine neue Vereinbarung, z.B. „Ergänzung Coronavirus gültig ab 16.03.2020“, und fügen dann den entsprechenden Inhalt ein:
Die Gültigkeit von 0 Monaten wie im Screenshot bewirkt, dass der Besucher bei jedem Besuch diese Vereinbarung unterzeichnen muss. Sie können aber natürlich auch eine andere Gültigkeit hinterlegen. Achten Sie darauf, dass in den Kategorie Einstellungen auch für jede Kategorie diese neue Vereinbarung hinterlegt ist.
Wenn Sie nun einen neuen Besucher erstellen, wird für diesen automatisch die Ergänzung zum Coronavirus ausgewählt und der Besucher muss beim Checkin dieses Dokument unterzeichnen.
Bitte beachten Sie auch, dass für Besucher, die vor dem Hinzufügen der neuen Vereinbarung angelegt wurden, diese neue Vereinbarung nicht automatisch ausgewählt und hinterlegt ist. Sie sollten für Einträge, die vor der neuen Vereinbarung erstellt wurden, diese neue Vereinbarung über „Besucher bearbeiten“ anklicken und hinzufügen.
