Wichtige Funktionen eines Besuchermanagementsystems
Als Folge der COVID-19-Pandemie haben immer mehr Unternehmen begonnen, der Hygiene am Arbeitsplatz und der Gesundheit der Mitarbeiter einen höheren Stellenwert einzuräumen. Was sind dabei wichtige Funktionen über die eine Software für das Besuchermanagement verfügen muss?
Sorgen Sie für Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und am Arbeitsplatz
Um die Ausbreitung des Coronavirus zu verhindern, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die man anwenden kann. Darunter das Tragen einer Gesichtsmaske, häufiges Händewaschen und eine Impfung. Eine wichtige Maßnahme ist dabei die Kontrolle des Besucherprozesses. In der Vor-COVID-Zeit mussten sich Dienstleister, Auftragnehmer oder andere Besucher, die im Unternehmens zu Besuch waren, im Empfangsbereich registrieren. Dabei kam das Empfangspersonal zwangsläufig mit den Besuchern in Kontakt. Auch das Ausfüllen eines Formulars erhöht die Ansteckungsgefahr.
Das Welcome Besuchermanagement System bringt maßgebliche Veränderungen in den Registrierungsprozess der Besucher. Es ermöglicht Besuchern, einen PreCheck-in durchzuführen. Unternehmen können bereits in der Einladung und auf dem Online-Formular ihre aktuellen Hygienemaßnahmen angeben und Besucher zur Bestätigung ihres Gesundheitszustandes auffordern, um Risikopersonen fernzuhalten. Trifft ein Besucher in Ihrem Unternehmen ein, können diese über das Self-Check-in Terminal mit einem eindeutigen QR-Code Zutritt erhalten und so einen vollständig kontakt- und lückenlosen Registrierungsprozess durchlaufen. Alternativ kann der Besucher kontaktlos mit seinem Smartphone einchecken.
Schauen Sie sich dazu den Blog-Beitrag an, „Berührungsloser Besucher Check-in mit dem Smartphone“
Image und Effizienz des Unternehmens steigern
Eine im Jahr 2020 durchgeführte Umfrage ergab, dass 94 % der Befragten der Meinung waren, dass ein Besuchermanagement-System die Effizienz im Besuchermanagement verbessern könnte, und 76 % sagten, dass es das Besuchererlebnis verbessern könnte. Zu den positiven Rückmeldungen trugen unter anderem die Tatsache bei, dass das System die Selbstregistrierung der Besucher und die automatische Übermittlung wesentlicher Informationen an die Besucher automatisiert. All dies entlastet das Empfangspersonal. Das System kann auch die Wartezeit von Besuchern verkürzen, indem es die betroffenen Mitarbeiter per E-Mail/Textnachricht über die Ankunft von Besuchern informiert.
Mitarbeiter können mit dem digitalen Ressourcen Management auch Besprechungsorte im Voraus buchen, ohne die Buchungsdaten manuell überprüfen zu müssen. Werden Räume zum Termin über Outlook gebucht, erfolgt eine automatische Übernahme in das Welcome Besuchermanagement. Damit hat der Empfang sofort die Information welcher Raum für den Besuch reserviert wurde. Das System kann Besuchern, die das Registrierungsverfahren abgeschlossen haben, auch Wi-Fi-Zugangsdaten zur Verfügung stellen. Dies erspart dem Empfangspersonal die gesonderte Generierung der Zugangsdaten.
Integrieren Sie Besucherdatensätze in Ihre Daten-Analyse
Herkömmliches Besuchermanagement beinhaltet hauptsächlich Handarbeit. Es braucht mehr Personal und Zeit, um die Daten zu analysieren und den Unternehmens- und Empfangsbetrieb zu verbessern. Auch das Aufzeichnen von Informationen und das Eingeben von Daten ist fehleranfällig. Das Welcome Besuchermanagement System kann Besucherinformationen genau aufzeichnen. Es ermöglicht Benutzern, alle Arten von Echtzeit-Besucherdaten zu exportieren, einschließlich der geplanten und tatsächlichen Besuchszeiten, Nutzungszeiten bestimmter Einrichtungen sowie z.B. Catering Informationen. Die Daten können auch zur Rechnungsprüfung von externen Dienstleistern dienen.
Erhöhen Sie die Sicherheit und erfüllen Sie gesetzlichen Anforderungen
Ein weiterer Vorteil des Welcome Besuchermanagement Systems besteht darin, dass es die Sicherheit eines Unternehmens verbessern kann. In Zeiten, in denen sich im Empfangsbereich oder im Unternehmen mehrere Besucher befinden, kann das Empfangspersonal oder die Mitarbeiter möglicherweise nicht jeden Betriebsfremden erkennen, sodass Personen mit negativen Absichten Firmeneigentum oder vertrauliche Daten stehlen könnten. Welcome Besuchermanagement kann dies verhindern, indem es von allen Besuchern eine Voranmeldung oder eine Registrierung am Check-in Terminal verlangt. Der Besucher erhält einen Ausweis und die Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift. Im Falle von Notfällen oder Vergehen können die entsprechenden Besucher schnell identifiziert und Berichte erstellt werden, da im System die persönlichen Daten der Besucher mit den unternehmensinternen Kontaktpersonen erfasst sind.
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Schneller Return on Investment
Die oben genannten Vorteile des Welcome Besuchermanagement Systems bringen Unternehmen viele Vorteile:
- Kosten reduzieren
- Ressourcenoptimierung und Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse.
- Audit-Kosten einsparen.
- Prozessfehler vermeiden, Administrationskosten und IT Kosten beim Handling der Besucherdaten (DSGVO etc.) reduzieren.
- Langfristige Vorteile
- Verbesserung des Firmenimages in der Außendarstellung.
- Sicherheitsrisiken im Besuchermanagement reduzieren.
- Risikominimierung bei der Verletzung von Sicherheitsregeln durch Mitarbeiter.
- Effektive Ressourcennutzung
- Zentrale Cloud Bereitstellung kann an mehreren Standorten eingesetzt werden.
- Geringere Wartungskosten durch zentrale Cloud Bereitstellung.
- Integrierte Verwaltungsfunktionen erhöhen die Effizienz der Organisation.