Outlook Addin für das Welcome Besuchermanagement System
Benutzer können mit Hilfe der Outlook-Integration Termine, die bisher nur in Outlook gepflegt wurden, auch direkt in WELCOME anlegen. Das Add-In erkennt dabei die Teilnehmer des Termins, Betreff, Termindaten und ermöglicht es, die WELCOME-spezifischen Informationen für die einzelnen Besucher direkt in Outlook zu erfassen. So können dann in Outlook direkt die Willkommensbildschirme, persönliche Begrüßungsnachricht, Besucherausweis und zu unterzeichnende Dokumente für die Besucher definiert werden. Dies erleichtert den Anwendern die Arbeit und spart enorm Zeit, da alle wichtigen Daten in einem System gepflegt werden können.
Wenn das Add-In serverseitig zur Verfügung gestellt worden ist, kann das Add-In „WELCOME“ bei der Erstellung eines Termins geladen werden. In der geöffneten Box können nun Daten zu den einzelnen Besuchern aber auch zum gesamten Termin erfasst werden. Dabei werden einige Daten automatisch aus dem Outlook-Termin übernommen, die WELCOME-spezifischen Informationen können manuell eingegeben werden. Zu jedem einzelnen Besucher werden beispielsweise Kategorie, Begrüßungsbildschirme, Layout des Besucherausweises etc.
Unter „Besucherdaten“ werden die Informationen der Teilnehmer aus dem Outlook-Termin übernommen. Soweit möglich, werden die Daten aufgelöst (Vorname, Nachname, Email-Adresse). Wenn im Outlook-Termin nur die Email-Adresse des Teilnehmers aufgeführt wird, der Besucher aber schon einmal in WELCOME eingetragen wurde, werden beim Speichern des Termins die Daten in WELCOME aus dem früheren Termin übernommen. Alle Teilnehmer des Outlook-Termins werden automatisch in die Liste der WELCOME-Besucher übernommen. Per Checkbox kann der Benutzer dann auswählen, ob der Teilnehmer eine WELCOME Einladung erhalten soll und ob der Besucher in WELCOME übernommen werden soll („Mit WELCOME verwalten“). Wenn der Haken dort gesetzt ist, wird der Teilnehmer auch als Besuchereintrag in WELCOME übernommen. Bei mehreren Teilnehmern können die Haken pro Teilnehmer gesetzt werden.

Weitere WELCOME-spezifische Daten können gepflegt werden, wie die Besucherkategorie und das Ausweislayout. Außerdem kann hier definiert werden, auf welchem Bildschirm/welchen Bildschirmen und mit welcher persönlichen Nachricht der Besucher begrüßt werden soll. Handelt es sich um einen mehrtägigen Besuch, kann der Besucher auch täglich begrüßt werden.
Das Outlook-Addin wird über eine Manifest-Datei zur Verfügung gestellt, die auf dem Exchange-Server installiert werden muss. Nach der Installation kann das Add-In dann für entsprechende Mailboxen freigeschaltet werden. Die Manifest-Datei wird im XML-Format zur Verfügung gestellt, es muss also sichergestellt sein, dass es möglich ist, auf dem Exchange Manifest-Dateien in diesem Format installiert werden können.
Derzeit werden Exchange 2013 und 2016 unterstützt.