Mehr Firmensicherheit durch modernes Besuchermanagement

Wer befindet sich aktuell auf dem Firmengelände?

Eine spontane Antwort auf diese simple Frage fällt vielen Unternehmen in der Regel schwer. Besonders in Gefahrensituationen kann das eine wichtige Information für die Ersthelfer sein.

Dies ist aber nur einer von wichtigen Gründen, warum Unternehmen wissen müssen, welche externen Personen sich wann und aus welchem Grund auf dem Werksgelände aufhalten oder aufgehalten haben.

Unternehmen aus dem Hochtechnologiebereich verlangen von ihren Zulieferern eine Dokumentation Ihrer Besucherprozesse, um sich vor Industriespionage und Sabotage zu schützen. Im börsennotierten Konzernumfeld erfordern Compliance-Anforderungen zusätzlich die exakte Aufzeichnung des Besucherverkehrs. Ohne einen zentralen Empfang sind diese Aufzeichnungen nur schwer oder gar nicht zu beschaffen. In der Regel findet man auch heute noch dezentrale Besucherlisten, uneinheitliche Archivierungsregeln und eine manuelle Erstellung von Besucherausweisen.

Viele Unternehmen setzen auf ein IT basiertes Besuchermanagementsystem mit zentraler Datenorganisation, das nicht nur die Verwaltung der Besucherinformationen vereinfacht und damit eine enorme Zeitersparnis bei allen Mitarbeitern darstellt, die in den Besucherprozess eingebunden sind.

Moderne Besuchersysteme sollten überdies auch in der Lage sein alle Firmenressourcen (Räume, Parkplätze, Catering) zu integrieren, die für einen reibungslosen Besucherprozess erforderlich sind. Zusätzlich müssen auch alle von Besuchern eingebrachten Ressourcen (KFZ, IT Equipment etc.) registriert und verwaltet werden können.

Alle berechtigten Mitarbeiter des Unternehmens und gegebenenfalls des Sicherheitsdienstes sollten hierbei Zugriff auf eine unternehmensweit verfügbare Software Applikation haben, die zusätzlich den Anforderungen der Datenschutzgesetze genüge leisten muss.

Für wiederkehrende Besucher von Partnerfirmen müssen Dauerausweise mit Gültigkeitszeiträumen erstellbar sein, damit der Besucherprozess z.B. über einen Self Checkin automatisiert und beschleunigt werden kann. Für größere Besucherzahlen sollte die Möglichkeit des Imports von entsprechenden Listen möglich sein.

Mitarbeiter sollten die Einladung für Ihre Besucher in Ihrer gewohnten Outlook Arbeitsumgebung per Termineinladung durchführen können. Das Besuchermanagementsystem sollte als Outlook Addin verfügbar sein, damit den Mitarbeitern die doppelte Datenpflege erspart wird.

Das Empfangspersonal kann jederzeit einen aktuellen Überblick darüber behalten, welche Besucher im Tagesablauf erwartet werden und die Besucherausweise schon im Voraus – wenn gewünscht mit Bild – ausdrucken. Mit einem derartigen System erzeugt ein Unternehmen beim Besucher das Gefühl willkommen zu sein und hinterlässt in der Außenwirkung einen äußerst professionellen Eindruck.

Sicherheitskonzept für ein Besuchermanagementsystem

Schwachstellen im Besuchermanagement können gezielt ausgenutzt werden, um Ihr Unternehmen zu schädigen. Ein effektives Besuchermanagement regelt u.a. Zugangsberechtigungen, Ein- und Ausbringen von Gegenständen, Einhalten von Sicherheitsvorschriften und Führen von Besucherlisten

Erarbeiten Sie Regeln in denen Sie den Umgang mit Besuchern und Fremdpersonal definieren und die auf die individuellen auf den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst sind. Der Erfolg eines solchen Besuchermanagement lebt von der Mitwirkung jedes einzelnen Mitarbeiters – beginnend bei der Geschäftsführung. Nur der im Umgang mit Besuchern trainierte Mitarbeiter ist motiviert und in der Lage, entsprechende Regelungen umzusetzen. Benennen Sie kompetente Sicherheitsbeauftragte, die bei Auffälligkeiten und Verstößen zur Verfügung stehen und entsprechende Maßnahmen zusammen mit den betroffenen Mitarbeitern einleiten können.

Handlungsempfehlungen für den Umgang mit Besuchern

  • Klassifizierung und Einrichtung von zugangsbeschränkten Bereichen
  • Striktes Einhalten von Zugangsberechtigungen
  • Fachkundiges Personal am Empfang
  • Anmeldung und Registrierung aller Besucher (Name, Grund, Zeitpunkt Betreten und Verlassen)
  • Erfassung und Registrierung von Besucherfahrzeugen
  • Begleitung von Besuchern
  • Sichtbares Tragen eines Besucherausweises
  • Schriftliche Anerkennung der Sicherheitsvorschriften (z.B. Film- und Photografierverbot, Umgang mit mobilen Datenträgern)
  • Keinen oder eingeschränkten Zugriff auf das Firmennetzwerk gewähren
  • Konsequentes Vorgehen bei Missachtung

Firmensicherheit – Definieren Sie Firmenrichtlinien und legen diese zur Unterschrift bereit

Beim Eintreffen von Besuchern sollten Sie sicherheitsrelevante Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift vorlegen und die digital signierten Versionen direkt beim jeweiligen Termin abspeichern können.

Das ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die unterschriebenen Vereinbarungen und spart Zeit. Wenn Fristen hinterleg bar sind können Sie die Kontrolle über die akzeptierten Richtlinien und deren Laufzeit behalten.

Idealerweise können verschiedene Dokumente wie z.B. Sicherheitsunterweisungen oder Geheimhaltungsverpflichtungen definiert und den einzelnen Besuchern zugeordnet werden.

Eine Auswahl von mehreren Dokumenten sollte auch möglich sein. Die Dokumente sollten beim Check-In und Self-Check-In an einem Tablet digital oder auch in Papierform zur Unterschrift zur Verfügung gestellt werden können. Nach Unterzeichnung der Dokumente sollte Ihr Besucher diese automatisch per Mail empfangen. So können Sie den Überblick behalten und stellen sicher, dass Ihre Firmenrichtlinien unterzeichnet werden.

Zusammenfassung Firmensicherheit

Sicherheitskonzept
Schwachstellen im Besuchermanagement können gezielt ausgenutzt werden, um Ihr Unternehmen zu schädigen. Ein effektives Besuchermanagement regelt u.a. Zugangsberechtigungen, Ein- und Ausbringen von Gegenständen, Einhalten von Sicherheitsvorschriften und Führen von Besucherlisten.

Firmensicherheit
Ein effektives Besuchermanagement erhöht die Sicherheit bereits am Empfang. In einer Besucherübersicht sehen Sie immer wer sich im Moment in Ihrem Unternehmen befindet. Im Gegensatz zu einem Papier Gästebuch speichern Sie Ihre Besucherinformationen vertraulich und lesbar, andere Gäste haben dadurch keinen Einblick in die Besucherliste.

Firmenrichtlinien
Beim Eintreffen von Besuchern sollten Sie sicherheitsrelevante Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift vorlegen und die signierten Versionen direkt beim jeweiligen Termin abspeichern können. Wenn Fristen hinterleg bar sind können Sie die Kontrolle über die akzeptierten Richtlinien und deren Laufzeit behalten.

Besucherausweis
Auf Knopfdruck können Sie besucherindividuelle Ausweise entsprechend Ihrer Anforderungen und Corporate Identity erstellen. Über einen effizienten CheckIn/CheckOut Prozess können sich Ihre Besucher mit einem Klick selbst registrieren. Auch für Dauerbesucher sollte eine optimale Lösung zur Verfügung stehen.