Unternehmer sollten jederzeit wissen, wo das Unternehmen steht – heute, morgen und übermorgen. Nur so können sie schnell notwendige Entscheidungen treffen und die Zukunft planen.Dafür ist Transparenz in den Zahlen über alle Bereiche des Unternehmens unabdingbar.

Transparenz verleiht Sicherheit

Viele Unternehmen tun sich schwer damit, ihr Finanzwesen zu professionalisieren. Manchmal ist es auch einfach nicht mit dem Unternehmen mit gewachsen.

Mit Excel-Tabellen und selbst gestrickten Übersichten versucht man, der Fülle der Zahlen Herr zu werden. Doch das ist oft zum Scheitern verurteilt, weil sich die Zahlen mit den verwendeten Mitteln nicht verknüpfen und nicht für die Zukunftsplanung nutzen lassen. Letztlich führt es dazu, dass die Geschäftsführung über jede Menge Zahlen verfügt, aber nicht über aussagekräftige. Doch genau die braucht sie, um strategische Entscheidungen zu treffen und das Unternehmen sicher zu führen.

Strukturierte und auf die Bedürfnisse der Geschäftsführung abgestimmte Zahlen, machen das Unternehmen transparent: Negative wie positive Entwicklungen, Chancen, aber auch heraufziehende Risiken werden rechtzeitig sichtbar. Der Austausch von Excel-Tabellen – die übrigens in Businessplanlösungen integriert werden können – und anderen Interimslösungen gegen professionelle BusinessplanSoftware ist heute kein „nice to have“ mehr, sondern eine Notwendigkeit. Je stärker die Software auf das Unternehmen und seine Bedürfnisse abgestimmt ist, desto besser.

Aussagekräftige Zahlen für gute Entscheidungen

Die Frage, die es zu beantworten gilt ist: Was sind aussagekräftige Zahlen?

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Zahlen, die auf einen Blick zeigen, wo das Unternehmen steht.

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Zahlen, die Risiken und Chancen aufzeigen.

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Zahlen, die nicht nur die Vergangenheit abbilden.

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Zahlen, die Zusammenhänge aufzeigen.

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 Zahlen, die die Wirkung von Maßnahmen darstellen.

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Zahlen, die Transparenz bis in die Tiefe ermöglichen.

Businessplansysteme, die als Instrument zur Unternehmensführung konzipiert sind, können diese Aufgaben erfüllen. Sie schaffen Transparenz in allen Unternehmensbereichen und stellen so das Unternehmen auf eine sichere Grundlage. Der permanente Vergleich aktueller Ist- mit den Planzahlen erlaubt dem Anwender, Schwachstellen, aber auch Chancen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu handeln.Die Verknüpfung der Zahlen zeigt die Zusammenhänge von Maßnahmen und Wirkungen auf und erlaubt es so, zu kontrollieren, ob die richtigen Maßnahmen getroffen wurden. Durch Prognose und Forecast weiß die Geschäftsführung, was auf das Unternehmen zukommt. Falsche Annahmen können rechtzeitig korrigiert werden. Handlungsmöglichkeiten können durch die Arbeit mit Szenarien im Voraus überprüft werden. Die Verantwortlichen erhalten nicht nur einen aktuellen Überblick und Informationen über die Vergangenheit, sondern eine Vorstellung der Zukunft und ihrer Risiken.

Burkard Schrage, Leiter Finanzen und Personal bei der WHW Walter Hillebrand GmbH & Co. KG aus Wickede, einer Unternehmensgruppe mit aktuell über 400 Mitarbeitern in unterschiedlichen, rechtlich selbstständigen Gesellschaften, beschreibt die Vorteile eines professionellen Businessplansystems:

„Für uns ist entscheidend, stets den Überblick über alle Einheiten zu behalten und mit einem vertretbaren Zeitaufwand vernünftig planen zu können. Mit unseren bisherigen Verfahren kostete uns die Planung zu viel Zeit und wurde zu komplex. Darunter litt die Datenqualität. Bei unserem Businessplansystem schätzen wir vor allem die Datenintegrität, die es uns erlaubt, die Auswirkungen der Detailplanung bis in die Management-Konsolidierung zu sehen. Außerdem geben wir nicht nur Zahlen für die Planung ein, sondern das System hilft uns aktiv bei der Planung, indem sich beispielsweise Daten aus separaten Detailplänen leicht einbeziehen lassen. Das ist für uns eine wesentliche Arbeitserleichterung.“

Transparenz im Detail

Der vernetzte Aufbau eines Businessplansystems sorgt dafür, dass die Software mit dem
Unternehmen und seinen Anforderungen mitwachsen kann. Das ist besonders interessant für kleinere Unternehmen, die sich oft nicht sicher sind, ob ein Businessplansystem nicht ihre Möglichkeiten übersteigt. Unternehmer, die den Schritt gewagt haben, schätzen in der Regel, die Übersichtlichkeit und langfristig betrachtet die Kostenersparnis, denn Transparenz verhindert Fehlentscheidungen.

Integrierte Systeme oder ein modularer Aufbau sorgen für Transparenz in allen Teilbereichen des Unternehmens. Ein konkretes Beispiel dafür ist die Einbindung von Verträgen. In Unternehmen gibt es viele verschiedene Verträge wie Miet-, Kredit-, Leasing- oder sonstige Verträge. Nur selten werden sie zentral verwaltet.

Das führt dazu, dass die Kosten und Erträge häufig nicht in vollem Umfang berücksichtigt werden und nicht in die Planungen einfließen. Ein weiteres Beispiel sind die Aufwendungen für Projekte. Die Kontrolle über den Zahlungsverlauf, den Kapitalbedarf und die Liquidität der Projekte ist oft nur fragmentarisch. Innerhalb eines guten Businessplansystems können Projekte verlässlich gesteuert und überwacht und ihr Kapitalbedarf stets aktuell dargestellt werden.

Ein weiterer Vorteil von BPS-ONE ist die einheitliche und übersichtliche Darstellung, nicht nur in Tabellen, sondern auch in Grafiken, Texten und Berichten, die jeweils auf verschiedene Empfänger wie Gesellschafter, Bank, Geschäftsführung oder Bereichsleitung abgestimmt werden können. Die Geschäftsführung zum Beispiel braucht schnelle und ausführliche Informationen über das Gesamtunternehmen inklusive aller Töchter und Beteiligungen.

Die Lösung unterstützt in den Bereichen Planung, Prognose und Abweichungsanalysen, die
Verwaltung von individuellen Ergebnis- und Bilanzstrukturen und unterschiedlichen Kontenplänen je Mandant beziehungsweise Firma. Währungsumrechnung, manuelle Konsolidierungsbuchungen und eine integrierte Mehrjahresplanung sollten ebenfalls möglich sein.

Übersicht für die Entscheider

Ein wichtiges Führungsinstrument ist das, was wir „Chefübersicht“ nennen, eine Übersicht, die auf einem Blatt alle wichtigen Zahlen für die Geschäftsführung abbildet, also die wichtigsten Kennzahlen. In dieser Kurzübersicht sollten alle wichtigen Leistungskennzahlen des Unternehmens aus den Bereichen Wachstum, Risiko und Rendite vertreten sein. Welche Kennzahlen Sie dafür auswählen, müssen Sie selbst entscheiden.

Dabei sollten Sie beachten, dass alles, was sich auf den anderen Ebenen Ihres Unternehmens abspielt, Einfluss auf die Finanz-Kennzahlen nimmt. Das bedeutet, dass diese Kennzahlen Ihnen Hinweise darauf geben, an welchen Stellschrauben Sie drehen müssen. Wenn ein neuer Wettbewerber auftaucht oder ein Kunde wegbricht, verändern sich die Umsätze. Ist das Betriebsklima schlecht, wirkt sich das auf die Qualität aus und Sie haben hohe Reklamationskosten.

Transparenz in den Unternehmenszahlen macht es Ihnen leichter, wirksame Maßnahmen zu ergreifen, um das Unternehmen sicher durch bewegte Zeiten zu steuern. Das schätzt auch Jürgen Lippman, Geschäftsleitung der Rudolf Hillebrand GmbH & Co. KG:

„Die Zahlen, Daten und Fakten, die uns die Software liefert, ersparen uns lange Diskussionen und führen zu Maßnahmen, mit denen wir die Erreichung der Unternehmensziele steuern können.“

Fünf Gründe für mehr Transparenz in den Unternehmensfinanzen

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Sie haben jederzeit einen Überblick über die finanzielle Lage des gesamten Unternehmens.

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Voraussetzung ist, dass stets aktuelle Zahlen aus allen Bereichen erhoben und fortgeschrieben werden

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Sie bemerken frühzeitig, wenn es Schwierigkeiten gibt, wo diese liegen.

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Sie können rechtzeitig gegensteuern und die Wirkung Ihrer Maßnahmen kontrollieren.

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Die Geschäftsführung hat eine bessere Grundlage für ihre strategischen Entscheidungen.