Veranstaltungen und Teilnehmerregistrierung

Moderne Besuchermanagementsysteme unterstützen Sie wirkungsvoll bei der Durchführung von Veranstaltungen wie Hausmessen, Kunden-/Partnertagungen bzw. allgemein bei Veranstaltungen zu denen Sie viele geladene Gäste empfangen. Hier wird der komplette Prozess abgedeckt, von der Einladung der Besucher, Verwaltung der Besucherkontingente, Buchen der Ressourcen wie Räume/Parkplätze, (Selbst)Registrierung der Besucher sowie die Benachrichtigung der betreuenden Mitarbeiter über das Eintreffen wichtiger Personen. Das Sie dabei zu jedem Zeitpunkt den Überblick über geladene, anwesende und verspätete Besucher behalten, versteht sich von alleine.

Einladungen für die Veranstaltung versenden

In der Regel werden vom Marketing und Vertrieb aus dem CRM oder ERP System heraus Kunden- bzw. Gästelisten in Excel erzeugt, die man in Welcome sehr einfach als Einladungslisten importieren kann.
Alle Kontakte der importierten Einladungsliste erhalten dann per Email eine Einladung mit allen relevanten Informationen über die Veranstaltung. Die Einladung kann man einfach auf dem Smartphone abspeichern, um Sie dann für den Checkin Prozess zur Hand zu haben.

Begrüßung der Teilnehmer auf dem Willkommensbildschirm

Begrüßen Sie Ihre Besucher mit einem “Herzlich Willkommen“. Geben Sie hier Ihren Besuchern weitere Informationen wie Gebäude, Raum-Nr., etc. Den Begrüßungsbildschirm passen Sie für jede Veranstaltung einfach über den integrierten Editor Ihren Anforderungen und Ihrer CI entsprechend an. Wenn gewünscht können Sie auch individuelle Begrüßungsnachrichten für jeden Ihrer Besucher anzeigen lassen. Mehrere Bildschirme können mit unterschiedlichen Informationen versorgt und jeder Bildschirm individuell angepasst werden.

Teilnehmerregistrierungen

Für einen mit Personal besetzten Empfang wird typischerweise der manuelle Check¬‐In durch das Empfangspersonal verwendet, d.h. am Empfang checkt der Teilnehmer mit dem Teilnehmercode ein und das Empfangspersonal ändert in Welcome seinen Status auf „anwesend“ und druckt einen Besucherausweis aus. Die entsprechende Kontaktperson in Ihrem Unternehmen wird dann automatisch über das Eintreffen des Teilnehmers informiert.

Teilnehmerregistrierungen Selbst-Checkin

Falls der Empfang nicht besetzt ist können sich alle geladenen Teilnehmer auch über den Selbst-¬Checkin registrieren. Dies geschieht über eine App auf einem Tablet, auf dem der Teilnehmer seine Registrierung mittels Schnellerfassungscode aus der Einladungsemail durchführen kann. Der Schnellerfassungscode erleichtert die Eingabe und beschleunigt den Checkin Prozess.

Veranstaltungsreporting

Auf der Startseite sehen Sie zu jedem Zeitpunkt wer eingeladen ist, wer schon registriert ist und wer noch auf sich warten lässt. Mit diesen Informationen können Sie z.B. das Catering für die Veranstaltung steuern, wenn deutlich weniger Personen erschienen sind als geplant waren oder ob der Start der Veranstaltung auf Grund von schlechten Wetterbedingungen um z.B. 30 Minuten verschoben werden sollte, weil eine Anwesenheitsquote festgelegt wurde. Dies sind nur einige Beispiele für die sinnvolle Nutzung der in Welcome integrierten Filter- und Auswertungsmöglichkeiten.

Nachbearbeitung der Veranstaltung

Nach dem Abschluss der Veranstaltung können Sie die Teilnehmerliste mit dem Status Teilgenommen/nicht teilgenommen wieder in Excel exportieren und dann wieder zurück in Ihr CRM- oder ERP-System importieren. Die Abteilungen Vertrieb und Marketing können diese Informationen nutzen, um bei den Teilnehmern gezielt nachzufassen, ob die Veranstaltung neue Geschäftsmöglichkeiten generiert hat oder um zu hinterfragen, warum der Teilnehmer trotz Einladung nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnte. Mit Welcome können Sie Ihren Veranstaltungsprozess schnell und effizient digitalisieren.