Automatisierung des Büromanagements

Mieten Sie Automatisierungssoftware für die Büroarbeit, für die Sie nicht genug Zeit haben, z. B. sich wiederholende Aufgaben zu erledigen, den Papierkram zu erledigen und den Bewerbungsprozess zu verwalten.

Automatisierung kann (und sollte nicht) nicht jede Aufgabe ersetzen, die von Personen ausgeführt werden. Sie kann jedoch wiederholende Prozesse verbessern, die eine menschliche Aktion erfordern, und Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen, Zeit zu sparen und organisiert zu bleiben.

Vielleicht senden Sie beispielsweise jedem neuen Kunden ein handschriftliches Dankschreiben. Am Ende kann die Aufgabe nur mit Stift und Papier gelöst werden. Um dorthin zu gelangen, können Sie jedoch einen automatisierten Prozess einrichten, um die Aufgabe abzuschließen und zu verfolgen. Wenn Sie einem neuen Kunden ein Kennzeichen zuweisen, kann die Automatisierungssoftware eine Aufgabenerinnerung zum Schreiben der Notiz ausgeben. Richten Sie die Erinnerung ein, um die Adresse des Kunden aus Ihren Kontaktdatensätzen automatisch bereitzustellen, damit Sie sie nicht nachschlagen müssen. Die Software hilft Ihnen auch dabei, diese Aufgaben zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie niemanden auf Ihrer Liste vergessen haben.

Unabhängig davon, ob Sie Verträge senden oder Steuerformulare sammeln, spielen Dokumente in vielen Unternehmen eine entscheidende Rolle. Überlassen Sie die Papiersuche Ihrer Software, indem Sie automatisierte Prozesse einrichten. Angenommen, Sie haben mehrere freie Mitarbeiter für ein neues Projekt eingestellt und müssen ihre deren Formulare für Ihre Unterlagen abholen. Setzen Sie für jeden Kontakt einen Tag an, um der Software mit einer automatisierten E-Mail mitzuteilen, an wen das Ziel gerichtet werden soll. Fügen Sie einen Link zum Herunterladen des Formulars auf der Internal Service-Website hinzu. Wenn ein ausgefülltes Formular in Ihrem Posteingang ankommt, machen Sie eine Notiz im System, damit die Software weiß, dass der Freelancer sein Formular geliefert hat. Wenn der Link nicht angeklickt wird, folgt die Software dem freien Mitarbeiter automatisch mit weiteren Erinnerungen.