Die wichtigsten Funktionen eines intelligenten Besuchermanagementsystems

Die wichtigsten Funktionen eines intelligenten Besuchermanagementsystems

Wichtige Funktionen eines Besuchermanagementsystems

Als Folge der COVID-19-Pandemie haben immer mehr Unternehmen begonnen, der Hygiene am Arbeitsplatz und der Gesundheit der Mitarbeiter einen höheren Stellenwert einzuräumen. Was sind dabei wichtige Funktionen über die eine Software für das Besuchermanagement verfügen muss?

Sorgen Sie für Sicherheit Ihrer Mitarbeiter und am Arbeitsplatz

Um die Ausbreitung des Coronavirus zu verhindern, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die man anwenden kann. Darunter das Tragen einer Gesichtsmaske, häufiges Händewaschen und eine Impfung. Eine wichtige Maßnahme ist dabei die Kontrolle des Besucherprozesses. In der Vor-COVID-Zeit mussten sich Dienstleister, Auftragnehmer oder andere Besucher, die im Unternehmens zu Besuch waren, im Empfangsbereich registrieren. Dabei kam das Empfangspersonal zwangsläufig mit den Besuchern in Kontakt. Auch das Ausfüllen eines Formulars erhöht die Ansteckungsgefahr.

Das Welcome Besuchermanagement System bringt maßgebliche Veränderungen in den Registrierungsprozess der Besucher. Es ermöglicht Besuchern, einen PreCheck-in durchzuführen. Unternehmen können bereits in der Einladung und auf dem Online-Formular ihre aktuellen Hygienemaßnahmen angeben und Besucher zur Bestätigung ihres Gesundheitszustandes auffordern, um Risikopersonen fernzuhalten. Trifft ein Besucher in Ihrem Unternehmen ein, können diese über das Self-Check-in Terminal mit einem eindeutigen QR-Code Zutritt erhalten und so einen vollständig kontakt- und lückenlosen Registrierungsprozess durchlaufen. Alternativ kann der Besucher kontaktlos mit seinem Smartphone einchecken.

Schauen Sie sich dazu den Blog-Beitrag an, „Berührungsloser Besucher Check-in mit dem Smartphone“

Image und Effizienz des Unternehmens steigern

Eine im Jahr 2020 durchgeführte Umfrage ergab, dass 94 % der Befragten der Meinung waren, dass ein Besuchermanagement-System die Effizienz im Besuchermanagement verbessern könnte, und 76 % sagten, dass es das Besuchererlebnis verbessern könnte. Zu den positiven Rückmeldungen trugen unter anderem die Tatsache bei, dass das System die Selbstregistrierung der Besucher und die automatische Übermittlung wesentlicher Informationen an die Besucher automatisiert. All dies entlastet das Empfangspersonal. Das System kann auch die Wartezeit von Besuchern verkürzen, indem es die betroffenen Mitarbeiter per E-Mail/Textnachricht über die Ankunft von Besuchern informiert.
Mitarbeiter können mit dem digitalen Ressourcen Management auch Besprechungsorte im Voraus buchen, ohne die Buchungsdaten manuell überprüfen zu müssen. Werden Räume zum Termin über Outlook gebucht, erfolgt eine automatische Übernahme in das Welcome Besuchermanagement. Damit hat der Empfang sofort die Information welcher Raum für den Besuch reserviert wurde. Das System kann Besuchern, die das Registrierungsverfahren abgeschlossen haben, auch Wi-Fi-Zugangsdaten zur Verfügung stellen. Dies erspart dem Empfangspersonal die gesonderte Generierung der Zugangsdaten.

Integrieren Sie Besucherdatensätze in Ihre Daten-Analyse

Herkömmliches Besuchermanagement beinhaltet hauptsächlich Handarbeit. Es braucht mehr Personal und Zeit, um die Daten zu analysieren und den Unternehmens- und Empfangsbetrieb zu verbessern. Auch das Aufzeichnen von Informationen und das Eingeben von Daten ist fehleranfällig. Das Welcome Besuchermanagement System kann Besucherinformationen genau aufzeichnen. Es ermöglicht Benutzern, alle Arten von Echtzeit-Besucherdaten zu exportieren, einschließlich der geplanten und tatsächlichen Besuchszeiten, Nutzungszeiten bestimmter Einrichtungen sowie z.B. Catering Informationen. Die Daten können auch zur Rechnungsprüfung von externen Dienstleistern dienen.

Erhöhen Sie die Sicherheit und erfüllen Sie gesetzlichen Anforderungen

Ein weiterer Vorteil des Welcome Besuchermanagement Systems besteht darin, dass es die Sicherheit eines Unternehmens verbessern kann. In Zeiten, in denen sich im Empfangsbereich oder im Unternehmen mehrere Besucher befinden, kann das Empfangspersonal oder die Mitarbeiter möglicherweise nicht jeden Betriebsfremden erkennen, sodass Personen mit negativen Absichten Firmeneigentum oder vertrauliche Daten stehlen könnten. Welcome Besuchermanagement kann dies verhindern, indem es von allen Besuchern eine Voranmeldung oder eine Registrierung am Check-in Terminal verlangt. Der Besucher erhält einen Ausweis und die Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift. Im Falle von Notfällen oder Vergehen können die entsprechenden Besucher schnell identifiziert und Berichte erstellt werden, da im System die persönlichen Daten der Besucher mit den unternehmensinternen Kontaktpersonen erfasst sind.

Erhalten Sie unser kostenloses Whitepaper „Firmensicherheit durch ein Besuchermanagement System“

Schneller Return on Investment

Die oben genannten Vorteile des Welcome Besuchermanagement Systems bringen Unternehmen viele Vorteile:

 

  • Kosten reduzieren
    • Ressourcenoptimierung und Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse.
    • Audit-Kosten einsparen.
    • Prozessfehler vermeiden, Administrationskosten und IT Kosten beim Handling der Besucherdaten (DSGVO etc.) reduzieren.
  • Langfristige Vorteile
    • Verbesserung des Firmenimages in der Außendarstellung.
    • Sicherheitsrisiken im Besuchermanagement reduzieren.
    • Risikominimierung bei der Verletzung von Sicherheitsregeln durch Mitarbeiter.
  • Effektive Ressourcennutzung
    • Zentrale Cloud Bereitstellung kann an mehreren Standorten eingesetzt werden.
    • Geringere Wartungskosten durch zentrale Cloud Bereitstellung.
    • Integrierte Verwaltungsfunktionen erhöhen die Effizienz der Organisation.
WELCOME Besuchermanagement – touchless Check-in mit dem Smartphone

WELCOME Besuchermanagement – touchless Check-in mit dem Smartphone

Berührungsloser Besucher Check-in mit dem Smartphone

Steigende Anforderungen an die Sicherheit am Arbeitsplatz

Uns erreichen verstärkt Fragen von unseren Kunden, wie Sie das Welcome Besuchermanagement am besten nutzen können, um Mitarbeiter, Auftragnehmer und Besucher sicher zu empfangen und gleichzeitig die Hygienerichtlinien einzuhalten, damit die Ausbreitung des Coronavirus verhindert wird.
Um alle Personen sicher zu empfangen, muss ein berührungsloses Einchecken (touchless Check-in) beim Betreten des Firmengebäudes möglich sein. Und um genau dieses Thema geht es im folgenden BLOG Beitrag.

Was ist berührungsloses Einchecken (touchless Check-in)?

Ein „berührungsloses Einchecken“ oder ein „berührungsloses Anmelden“ für alle, die in Ihrem Gebäude ankommen, erfordert kein Berühren von fremden Geräten oder Oberflächen beim Betreten eines Gebäudes, Büros oder einer Einrichtung. Die Begrenzung des Oberflächenkontakts kann dazu beitragen, die Ausbreitung von COVID-19 und mögliche zukünftige Ausbrüche am Arbeitsplatz zu verhindern.
Um den Anmeldeprozess innerhalb des Welcome Besuchermanagements zu vereinfachen, haben wir eine Funktion entwickelt, die einen vollständig berührungslosen Anmeldeprozess ermöglicht. Weitere Informationen zum berührungslosen Anmeldevorgang finden Sie unter www.besuchermanagement.net.
Gleichzeitig ist es erforderlich, sich weiterhin an die Vorschriften und Richtlinien der nationalen oder regionalen Gesundheitsbehörden zu halten.

So implementieren Sie einen berührungslosen Check-in Prozess für Mitarbeiter und Besucher!

Registrieren und überprüfen Sie Mitarbeiter und Besucher, bevor sie das Unternehmen betreten.

Seien Sie proaktiv, bevor Ihr Mitarbeiter oder Gast eintrifft. In Ihrem Empfangsbereich sollten Sie so weit als möglich keine Personen mehr überprüfen. Senden Sie schon in der Termineinladung von Welcome im Voraus anpassbare Fragebögen und Sicherheitsvideos mit einer Einladungs-E-Mail. Stellen Sie sicher, dass jeder, der in Ihr Gebäude kommt, Ihre Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien ordnungsgemäß einhält. Wenn Ihre Hygienerichtlinien nicht eingehalten werden, können Sie Ihre internen Kontaktpersonen automatisch benachrichtigen.

Welcome Anwender können auch Hygienevorschriften, Sicherheitsunterweisungen, NDAs oder andere Dokumente an Einladungs-E-Mails anhängen, damit Mitarbeiter und Gäste im Voraus unterschreiben können, sodass bei der Ankunft keine Vereinbarungen mehr von Hand unterzeichnet werden müssen.

Überprüfen Sie die Körpertemperatur Ihrer Mitarbeiter mit berührungslosen Scannern.

Verbessern Sie Ihre Gesundheits- und Sicherheitsprozesse durch die Integration eines berührungslosen Temperaturscanners. Scannen Sie Ihre Mitarbeiter bei Ihrer Ankunft einfach in der Lobby und beschränken Sie deren Zugang, wenn sie Fieber haben.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern und Besucher mit QR-Codes, um Zugang zu bestimmten Bereichen Ihres Gebäudes zu erhalten.

Wenn Ihre Mitarbeiter oder Besucher die im Voraus gesendeten Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien einhalten, gewähren Sie ihnen Zugang durch bestimmte Drehkreuze oder Türen in Ihrem Gebäude, indem Sie ihnen einen eindeutigen QR-Code senden. Spezielle Schlüsselkarten, die Sie aufwändig intern verwalten müssen gehören so der Vergangenheit an

Besucher erhalten diese Codes per E-Mail (sofern die Vorregistrierungskriterien erfüllt sind) und können sie direkt von ihren Mobilgeräten aus scannen.

Mitarbeiter, die von Administratoren zur Mitarbeiterliste in Welcome hinzugefügt wurden, erhalten Zugriff über die Welcome QR-Code Mail oder über das in der Smartphone Wallet-App abgespeicherte Welcome Check-in Ticket. Nach dem Speichern auf dem Smartphone können sie an den oben aufgeführten Kiosken oder Zugangskontrollpunkten einfach die QR-Codes scannen.

Mit diesen sicheren, eindeutigen QR-Codes erhalten Mitarbeiter, Auftragnehmer (Fremdfirmen) und Besucher zu definierten Tageszeiten Zugang zu bestimmten Bereichen Ihres Gebäudes. Wenn Mitarbeiter am Tag ihrer Ankunft im Büro vergessen, sich abzumelden, werden sie vom System automatisch um Mitternacht ausgecheckt.

Behandeln Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter und Besucher gesetzeskonform.

Um die Verbreitung von COVID-19 aufzuhalten, implementieren Organisationen auf der ganzen Welt Hygieneprozesse für jeden Besucher, der ihre Gebäude betritt.
Unternehmen sollten jedoch die Vorschriften zu diesen sensiblen Daten, sowie die lokalen Unterschiede in der Art und Weise, wie sie verarbeitet und gespeichert werden müssen, nicht aus den Augen verlieren. Welcome verpflichtet sich, den Datenschutz umzusetzen und den Benutzern die Möglichkeit zu geben, Daten und Unternehmen einfach manuell oder regelbasiert zu löschen.

Was sind sensible Daten und wann können sie erfasst werden?

Stellen Sie in Übereinstimmung mit den lokalen oder nationalen Datenschutzbestimmungen sicher, dass Sie nur die Daten erfassen, die benötigt werden (praktizieren Sie die Minimierung der Daten), insbesondere wenn es sich um sensible Informationen handelt. Siehe unser BLOG Eintrag https://sanss.de/dsgvo-konform-durch-ein-digitales-gaestebuch/

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Fragen, die nur für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert und danach automatisch gelöscht werden.

  • Waren Sie in den letzten 21 Tagen in einem Krisengebiet laut Definition des Robert Koch Instituts www.rki.de/covid-19-risikogebiete.html
  • Waren Sie kürzlich mit jemandem in Kontakt, der mit COVID-19 infiziert ist?
  • Leiden Sie zurzeit an Fieber oder grippeähnlichen Symptomen (Husten, Kopf- und Gliederschmerzen, schweres Krankheitsgefühl, Appetitlosigkeit, Müdigkeit, Übelkeit)?
  • Haben Sie Allergien gegen bestimmte Lebensmittel, Chemikalien oder Materialien?

Ziel der Datenerhebung ist die Nachverfolgung von Kontakten, bei denen sich im Nachhinein herausstellt, dass diese doch mit Covid-19 infiziert waren und zum Zeitpunkt des Besuches in Ihrem Unternehmen noch keine Symptome aufwiesen.

Gehen Sie keine Kompromisse bei der Firmensicherheit ein.

Trotz unserer berührungslosen Check-in Funktionen, gehen Sie keine Kompromisse bei der Firmensicherheit ein. Alle Sicherheitsfunktionen von Welcome sind weiterhin voll funktionsfähig, einschließlich Überwachungs- , Sanktions- und Hausverbotslisten mit ID-Überprüfungen, Notfallbenachrichtigungen und Integrationen in Ihre Zutrittskontrolle.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung des berührungslosen Check-in Prozess

Unser Welcome Spezialisten-Team stehe jederzeit für Sie bereit.
Wenn Sie Hilfe beim Einrichten einer berührungslosen Check-in-Funktion an Ihrer Rezeption benötigen oder diese mit einer Zutrittskontrolle kombinieren möchten, um alle Ihre Besucherströme zu steuern, buchen Sie noch heute eine Online Präsentation bei einem unserer Experten.
Informieren Sie Besucher über Ihre Firmenbestimmungen zum Coronavirus SARS-CoV-2

Informieren Sie Besucher über Ihre Firmenbestimmungen zum Coronavirus SARS-CoV-2

Firmenbestimmungen für Besucher in Corona Zeiten

Wir haben nachfolgend die Möglichkeiten aufgezeigt, wie Sie Ihre externen Besucher über die Welcome Firmenbestimmungen zum aktuellen Coronavirus SARS-CoV-2 informieren und dokumentieren, dass Sie Ihre externen Besucher zu Aufenthaltsorten in Risikogebieten, Kontakten zu Infizierten und Corona Krankheitssymptomen abgefragt haben. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie nur noch externen Besuchern den Zutritt zu Ihrem Unternehmen gewähren, die Ihre Sicherheits- und Hygiene- Anforderungen bestätigen.

Einladungsemail anpassen

Sie können Ihre Besucher direkt in der Einladungsemail darauf hinweisen, dass mit der Bedrohung durch das Coronavirus SARS-CoV-2 neue Bestimmungen in Bezug auf den Besuch gelten. Dies können Sie prominent in Bereich „Anrede“ einstellen. In der Einladungsemail würde das dann folgendermaßen dargestellt werden:
Welcome-Corona-Einladung

Benutzerdefiniertes Feld „Information zum Coronavirus bestätigt“

In der Einladungsemail aus dem obigen Beispiel ist ein Link hinterlegt, mit dem der Besucher direkt an eine von Ihnen zu definierende Adresse bestätigen kann, nicht im Krisengebiet gewesen zu sein, keinen Kontakt zu bestätigten Corona-Patienten gehabt zu haben und keine Symptome zu zeigen.
Outlook-Mailbestätigung-Welcome
Um diese Information in WELCOME zu speichern, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld anlegen, über welches der Empfang dann den Erhalt der Bestätigungsmail protokollieren kann. Sie können auch unabhängig von der Einladungsemail in diesem Feld die Information pflegen, ob der Besucher diese Information bestätigt hat (also symptomfrei ist, nicht im Risikogebiet war und keinen Kontakt mit nachgewiesenen Coronavirus-Patienten hatte).
Erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld „Informationen zum Coronavirus bestätigt“ und wählen als Feldtypen „Liste“. Als Auswahlmöglichkeiten tragen Sie dann ‚(bitte kontrollieren)‘,’ja‘,’nein‘ ein (bitte achten Sie auf die Hochkommata, damit die Einträge auch getrennt abgespeichert werden.
Welcome-individuelles-Feld

Wenn Sie nun einen neuen Besucher erstellen oder einen bestehenden bearbeiten, können Sie die Informationen nachtragen:

Corona-Webdialog
Dieses benutzerdefinierte Feld können Sie sich auch in der Übersicht anzeigen lassen:
Welcome-Corona-übersicht

Vereinbarung hinzufügen

In den Vereinbarungen können Sie natürlich auch einen neuen Text hinzufügen und dort Ihre Bestimmungen zum Umgang mit dem Coronavirus vom Besucher bestätigen lassen.
Erstellen Sie am besten dazu eine neue Vereinbarung, z.B. „Ergänzung Coronavirus gültig ab 16.03.2020“, und fügen dann den entsprechenden Inhalt ein:
Welcome-Corona-vereinbarung
Die Gültigkeit von 0 Monaten wie im Screenshot bewirkt, dass der Besucher bei jedem Besuch diese Vereinbarung unterzeichnen muss. Sie können aber natürlich auch eine andere Gültigkeit hinterlegen. Achten Sie darauf, dass in den Kategorie Einstellungen auch für jede Kategorie diese neue Vereinbarung hinterlegt ist.
Welcome-Corona-Verienbarung
Wenn Sie nun einen neuen Besucher erstellen, wird für diesen automatisch die Ergänzung zum Coronavirus ausgewählt und der Besucher muss beim Checkin dieses Dokument unterzeichnen.
Bitte beachten Sie auch, dass für Besucher, die vor dem Hinzufügen der neuen Vereinbarung angelegt wurden, diese neue Vereinbarung nicht automatisch ausgewählt und hinterlegt ist. Sie sollten für Einträge, die vor der neuen Vereinbarung erstellt wurden, diese neue Vereinbarung über „Besucher bearbeiten“ anklicken und hinzufügen.
Welcome-Corona