WELCOME Besuchermanagement – touchless Check-in mit dem Smartphone

WELCOME Besuchermanagement – touchless Check-in mit dem Smartphone

Berührungsloser Besucher Check-in mit dem Smartphone

Steigende Anforderungen an die Sicherheit am Arbeitsplatz

Uns erreichen verstärkt Fragen von unseren Kunden, wie Sie das Welcome Besuchermanagement am besten nutzen können, um Mitarbeiter, Auftragnehmer und Besucher sicher zu empfangen und gleichzeitig die Hygienerichtlinien einzuhalten, damit die Ausbreitung des Coronavirus verhindert wird.
Um alle Personen sicher zu empfangen, muss ein berührungsloses Einchecken (touchless Check-in) beim Betreten des Firmengebäudes möglich sein. Und um genau dieses Thema geht es im folgenden BLOG Beitrag.

Was ist berührungsloses Einchecken (touchless Check-in)?

Ein „berührungsloses Einchecken“ oder ein „berührungsloses Anmelden“ für alle, die in Ihrem Gebäude ankommen, erfordert kein Berühren von fremden Geräten oder Oberflächen beim Betreten eines Gebäudes, Büros oder einer Einrichtung. Die Begrenzung des Oberflächenkontakts kann dazu beitragen, die Ausbreitung von COVID-19 und mögliche zukünftige Ausbrüche am Arbeitsplatz zu verhindern.
Um den Anmeldeprozess innerhalb des Welcome Besuchermanagements zu vereinfachen, haben wir eine Funktion entwickelt, die einen vollständig berührungslosen Anmeldeprozess ermöglicht. Weitere Informationen zum berührungslosen Anmeldevorgang finden Sie unter www.besuchermanagement.net.
Gleichzeitig ist es erforderlich, sich weiterhin an die Vorschriften und Richtlinien der nationalen oder regionalen Gesundheitsbehörden zu halten.

So implementieren Sie einen berührungslosen Check-in Prozess für Mitarbeiter und Besucher!

Registrieren und überprüfen Sie Mitarbeiter und Besucher, bevor sie das Unternehmen betreten.

Seien Sie proaktiv, bevor Ihr Mitarbeiter oder Gast eintrifft. In Ihrem Empfangsbereich sollten Sie so weit als möglich keine Personen mehr überprüfen. Senden Sie schon in der Termineinladung von Welcome im Voraus anpassbare Fragebögen und Sicherheitsvideos mit einer Einladungs-E-Mail. Stellen Sie sicher, dass jeder, der in Ihr Gebäude kommt, Ihre Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien ordnungsgemäß einhält. Wenn Ihre Hygienerichtlinien nicht eingehalten werden, können Sie Ihre internen Kontaktpersonen automatisch benachrichtigen.

Welcome Anwender können auch Hygienevorschriften, Sicherheitsunterweisungen, NDAs oder andere Dokumente an Einladungs-E-Mails anhängen, damit Mitarbeiter und Gäste im Voraus unterschreiben können, sodass bei der Ankunft keine Vereinbarungen mehr von Hand unterzeichnet werden müssen.

Überprüfen Sie die Körpertemperatur Ihrer Mitarbeiter mit berührungslosen Scannern.

Verbessern Sie Ihre Gesundheits- und Sicherheitsprozesse durch die Integration eines berührungslosen Temperaturscanners. Scannen Sie Ihre Mitarbeiter bei Ihrer Ankunft einfach in der Lobby und beschränken Sie deren Zugang, wenn sie Fieber haben.

Geben Sie Ihren Mitarbeitern und Besucher mit QR-Codes, um Zugang zu bestimmten Bereichen Ihres Gebäudes zu erhalten.

Wenn Ihre Mitarbeiter oder Besucher die im Voraus gesendeten Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien einhalten, gewähren Sie ihnen Zugang durch bestimmte Drehkreuze oder Türen in Ihrem Gebäude, indem Sie ihnen einen eindeutigen QR-Code senden. Spezielle Schlüsselkarten, die Sie aufwändig intern verwalten müssen gehören so der Vergangenheit an

Besucher erhalten diese Codes per E-Mail (sofern die Vorregistrierungskriterien erfüllt sind) und können sie direkt von ihren Mobilgeräten aus scannen.

Mitarbeiter, die von Administratoren zur Mitarbeiterliste in Welcome hinzugefügt wurden, erhalten Zugriff über die Welcome QR-Code Mail oder über das in der Smartphone Wallet-App abgespeicherte Welcome Check-in Ticket. Nach dem Speichern auf dem Smartphone können sie an den oben aufgeführten Kiosken oder Zugangskontrollpunkten einfach die QR-Codes scannen.

Mit diesen sicheren, eindeutigen QR-Codes erhalten Mitarbeiter, Auftragnehmer (Fremdfirmen) und Besucher zu definierten Tageszeiten Zugang zu bestimmten Bereichen Ihres Gebäudes. Wenn Mitarbeiter am Tag ihrer Ankunft im Büro vergessen, sich abzumelden, werden sie vom System automatisch um Mitternacht ausgecheckt.

Behandeln Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter und Besucher gesetzeskonform.

Um die Verbreitung von COVID-19 aufzuhalten, implementieren Organisationen auf der ganzen Welt Hygieneprozesse für jeden Besucher, der ihre Gebäude betritt.
Unternehmen sollten jedoch die Vorschriften zu diesen sensiblen Daten, sowie die lokalen Unterschiede in der Art und Weise, wie sie verarbeitet und gespeichert werden müssen, nicht aus den Augen verlieren. Welcome verpflichtet sich, den Datenschutz umzusetzen und den Benutzern die Möglichkeit zu geben, Daten und Unternehmen einfach manuell oder regelbasiert zu löschen.

Was sind sensible Daten und wann können sie erfasst werden?

Stellen Sie in Übereinstimmung mit den lokalen oder nationalen Datenschutzbestimmungen sicher, dass Sie nur die Daten erfassen, die benötigt werden (praktizieren Sie die Minimierung der Daten), insbesondere wenn es sich um sensible Informationen handelt. Siehe unser BLOG Eintrag https://sanss.de/dsgvo-konform-durch-ein-digitales-gaestebuch/

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Fragen, die nur für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert und danach automatisch gelöscht werden.

  • Waren Sie in den letzten 21 Tagen in einem Krisengebiet laut Definition des Robert Koch Instituts www.rki.de/covid-19-risikogebiete.html
  • Waren Sie kürzlich mit jemandem in Kontakt, der mit COVID-19 infiziert ist?
  • Leiden Sie zurzeit an Fieber oder grippeähnlichen Symptomen (Husten, Kopf- und Gliederschmerzen, schweres Krankheitsgefühl, Appetitlosigkeit, Müdigkeit, Übelkeit)?
  • Haben Sie Allergien gegen bestimmte Lebensmittel, Chemikalien oder Materialien?

Ziel der Datenerhebung ist die Nachverfolgung von Kontakten, bei denen sich im Nachhinein herausstellt, dass diese doch mit Covid-19 infiziert waren und zum Zeitpunkt des Besuches in Ihrem Unternehmen noch keine Symptome aufwiesen.

Gehen Sie keine Kompromisse bei der Firmensicherheit ein.

Trotz unserer berührungslosen Check-in Funktionen, gehen Sie keine Kompromisse bei der Firmensicherheit ein. Alle Sicherheitsfunktionen von Welcome sind weiterhin voll funktionsfähig, einschließlich Überwachungs- , Sanktions- und Hausverbotslisten mit ID-Überprüfungen, Notfallbenachrichtigungen und Integrationen in Ihre Zutrittskontrolle.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung des berührungslosen Check-in Prozess

Unser Welcome Spezialisten-Team stehe jederzeit für Sie bereit.
Wenn Sie Hilfe beim Einrichten einer berührungslosen Check-in-Funktion an Ihrer Rezeption benötigen oder diese mit einer Zutrittskontrolle kombinieren möchten, um alle Ihre Besucherströme zu steuern, buchen Sie noch heute eine Online Präsentation bei einem unserer Experten.