Das Outlook-Addin wird über eine Manifest-Datei zur Verfügung gestellt, die auf dem Exchange-Server installiert werden muss. Nach der Installation kann das Add-In dann für entsprechende Mailboxen freigeschaltet werden. Die Manifest-Datei wird im XML-Format zur Verfügung gestellt, es muss also sichergestellt sein, dass es möglich ist, auf dem Exchange Manifest-Dateien in diesem Format installiert werden können.

Derzeit werden Exchange 2013 und 2016 unterstützt.

Unternehmen aus dem Hochtechnologiebereich verlangen von ihren Zulieferern eine Dokumentation Ihrer Besucherprozesse, um sich vor Industriespionage und Sabotage zu schützen. Im börsennotierten Konzernumfeld erfordern Compliance-Anforderungen zusätzlich die exakte Aufzeichnung des Besucherverkehrs. Ohne einen zentralen Empfang sind diese Aufzeichnungen nur schwer oder gar nicht zu beschaffen. In der Regel findet man auch heute noch dezentrale Besucherlisten, uneinheitliche Archivierungsregeln und eine manuelle Erstellung von Besucherausweisen.

Viele Unternehmen setzen auf ein IT basiertes Besuchermanagementsystem mit zentraler Datenorganisation, das nicht nur die Verwaltung der Besucherinformationen vereinfacht und damit eine enorme Zeitersparnis bei allen Mitarbeitern darstellt, die in den Besucherprozess eingebunden sind.

Moderne Besuchersysteme sollten überdies auch in der Lage sein alle Firmenressourcen (Räume, Parkplätze, Catering) zu integrieren, die für einen reibungslosen Besucherprozess erforderlich sind. Zusätzlich müssen auch alle von Besuchern eingebrachten Ressourcen (KFZ, IT Equipment etc.) registriert und verwaltet werden können.

Alle berechtigten Mitarbeiter des Unternehmens und gegebenenfalls des Sicherheitsdienstes sollten hierbei Zugriff auf eine unternehmensweit verfügbare Software Applikation haben, die zusätzlich den Anforderungen der Datenschutzgesetze genüge leisten muss.

Für wiederkehrende Besucher von Partnerfirmen müssen Dauerausweise mit Gültigkeitszeiträumen erstellbar sein, damit der Besucherprozess z.B. über einen Self Checkin automatisiert und beschleunigt werden kann. Für größere Besucherzahlen sollte die Möglichkeit des Imports von entsprechenden Listen möglich sein.

Mitarbeiter sollten die Einladung für Ihre Besucher in Ihrer gewohnten Outlook Arbeitsumgebung per Termineinladung durchführen können. Das Besuchermanagementsystem sollte als Outlook Addin verfügbar sein, damit den Mitarbeitern die doppelte Datenpflege erspart wird.

Das Empfangspersonal kann jederzeit einen aktuellen Überblick darüber behalten, welche Besucher im Tagesablauf erwartet werden und die Besucherausweise schon im Voraus – wenn gewünscht mit Bild – ausdrucken. Mit einem derartigen System erzeugt ein Unternehmen beim Besucher das Gefühl willkommen zu sein und hinterlässt in der Außenwirkung einen äußerst professionellen Eindruck.

Schwachstellen im Besuchermanagement können gezielt ausgenutzt werden, um Ihr Unternehmen zu schädigen. Ein effektives Besuchermanagement regelt u.a. Zugangsberechtigungen, Ein- und Ausbringen von Gegenständen, Einhalten von Sicherheitsvorschriften und Führen von Besucherlisten

Erarbeiten Sie Regeln in denen Sie den Umgang mit Besuchern und Fremdpersonal definieren und die auf die individuellen auf den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst sind. Der Erfolg eines solchen Besuchermanagement lebt von der Mitwirkung jedes einzelnen Mitarbeiters – beginnend bei der Geschäftsführung. Nur der im Umgang mit Besuchern trainierte Mitarbeiter ist motiviert und in der Lage, entsprechende Regelungen umzusetzen. Benennen Sie kompetente Sicherheitsbeauftragte, die bei Auffälligkeiten und Verstößen zur Verfügung stehen und entsprechende Maßnahmen zusammen mit den betroffenen Mitarbeitern einleiten können.

Sicherheitskonzept
Schwachstellen im Besuchermanagement können gezielt ausgenutzt werden, um Ihr Unternehmen zu schädigen. Ein effektives Besuchermanagement regelt u.a. Zugangsberechtigungen, Ein- und Ausbringen von Gegenständen, Einhalten von Sicherheitsvorschriften und Führen von Besucherlisten.

Firmensicherheit
Ein effektives Besuchermanagement erhöht die Sicherheit bereits am Empfang. In einer Besucherübersicht sehen Sie immer wer sich im Moment in Ihrem Unternehmen befindet. Im Gegensatz zu einem Papier Gästebuch speichern Sie Ihre Besucherinformationen vertraulich und lesbar, andere Gäste haben dadurch keinen Einblick in die Besucherliste.

Firmenrichtlinien
Beim Eintreffen von Besuchern sollten Sie sicherheitsrelevante Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift vorlegen und die signierten Versionen direkt beim jeweiligen Termin abspeichern können. Wenn Fristen hinterleg bar sind können Sie die Kontrolle über die akzeptierten Richtlinien und deren Laufzeit behalten.

Besucherausweis
Auf Knopfdruck können Sie besucherindividuelle Ausweise entsprechend Ihrer Anforderungen und Corporate Identity erstellen. Über einen effizienten CheckIn/CheckOut Prozess können sich Ihre Besucher mit einem Klick selbst registrieren. Auch für Dauerbesucher sollte eine optimale Lösung zur Verfügung stehen.

Reservieren Sie zum Termin einen Parkplatz oder einen Besprechungsraum. Im System können Sie weitere Ressourcen individuell einrichten und weiteres Equipment für den Termin dazu buchen.

Für die Durchführung eines Besuchertermins benötigt man in der Regel weitere Ressourcen wie z.B. Räume, Parkplätze, technisches Equipment und Catering Services für die Bewirtung Ihrer Besucher. Diese können individuell, nach Ihren Anforderungen, eingerichtet und zum Termin dazu gebucht werden.

Damit kann das Empfangspersonal die Bestellung für das Catering auslösen und ist über die Buchungssituation der Räume/Parkplätze jederzeit informiert. So vermeidet man lästige Doppelbuchungen von Ressourcen, die beim Besucher einen unorganisierten Eindruck hinterlassen.

Legen Sie Ihre Ressourcen an und kategorisieren Sie diese durch Ressourcentypen mit welchen Sie dann z.B. Bewirtung anlegen und als Ressourcen dann Kaffee oder Snacks hinterlegen.

Wollen Sie den Besprechungsraum bereits auf dem Begrüßungsbildschirm anzeigen? Dann steuern Sie zusätzlich, dass diese Ressource auf dem Begrüßungsbildschirm eingeblendet wird. So organisieren Sie Ihre Ressourcen.

Begrüßen Sie Ihre Besucher mit einem “Herzlich Willkommen“ und informieren Sie Ihre Besucher schon beim Empfang mit weiteren Informationen wie Gebäude, Raum-Nr., etc.

Das hinterlässt beim Besucher einen professionellen Eindruck und er fühlt sich willkommen. Den Begrüßungsbildschirm passen Sie einfach über den integrierten Editor Ihren Anforderungen und Ihrer CI entsprechend an. Sie können auch individuelle Begrüßungsnachrichten für jeden Ihrer Besucher anzeigen lassen.

Sie können die Begrüßungsbildschirme individuell erstellen, anpassen und dem Besucher zuordnen. Sie können das Aussehen der Bildschirme definieren – z.B. das Hintergrundbild und die anzuzeigende Information oder die Anzeigedauer der Begrüßung und der Standardbildschirm, wenn keine Besucher erwartet werden festlegen.

Mehrere Bildschirme können mit unterschiedlichen Informationen versorgt und jeder Bildschirm individuell angepasst werden.